Was ist KYB?
KYB („Know Your Business“) ist der Prozess zur Verifizierung der Identität, Eigentümerstruktur und des rechtlichen Status von Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden – sowohl vor als auch während einer Geschäftsbeziehung.
KYB entwickelte sich als Teil des umfassenderen KYC- (Know Your Customer)-Rahmens. KYC umfasst die allgemeine Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden und gilt sowohl für natürliche Personen als auch für Rechtsträger. KYB ist spezifischer: Es fokussiert sich insbesondere auf Rechtsträger. Die Kernfrage lautet nicht nur, wer die Person ist, sondern was das Unternehmen tatsächlich ist, wem es gehört und wer in seinem Namen handelt.
KYB entstand als Reaktion auf eine klare regulatorische Lücke. Über Jahrzehnte wurden Identitäten von Privatpersonen streng geprüft, während Unternehmen deutlich schwächeren Anforderungen unterlagen. Dadurch wurden Rechtsträger zu einem Mittel, um Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und andere Finanzkriminalität zu verschleiern. In Europa schlossen Regulierungsbehörden diese Lücke 2017 mit der Vierten Geldwäscherichtlinie (AMLD4). In den USA führte FinCEN KYB-Regeln 2016 über die Anforderungen zur Customer Due Diligence ein.
Was der KYB-Prozess umfasst
KYB ist keine einmalige Prüfung vor Vertragsunterzeichnung. Vielmehr handelt es sich um einen strukturierten Prozess mit mehreren klar abgegrenzten Komponenten.
Der erste Schritt ist die Verifizierung der Unternehmensidentität. Das bedeutet, zu bestätigen, dass der Geschäftspartner ein eingetragener Rechtsträger ist und dass offizieller Name, Adresse und Registrierungsnummer mit maßgeblichen Unternehmensregistern übereinstimmen.
Die zweite Komponente ist die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten (Ultimate Beneficial Owners, UBOs) – also der Personen, die das Unternehmen tatsächlich besitzen oder kontrollieren. Eigentum verläuft häufig über mehrere Ebenen von Rechtsträgern. Daher ist dies einer der komplexeren Teile des Prozesses.
Die dritte Komponente ist die Risikobewertung. Dazu gehört die Prüfung des Geschäftspartners anhand von Sanktionslisten, Datenbanken zu politisch exponierten Personen (PEP) sowie negativer Medienquellen.
Die vierte Komponente – und oft die am meisten übersehene – ist die laufende Überwachung. Unternehmen verändern sich im Laufe der Zeit. Eigentümerstrukturen verschieben sich, Adressen ändern sich und der rechtliche Status kann angepasst werden. Daher kann ein Partner, der vor einem Jahr die Verifizierung bestanden hat, heute in einer anderen Situation sein.
Die zentrale praktische Herausforderung: fragmentierte Daten
Das größte Hindernis bei KYB ist nicht die Bereitschaft, Partner zu verifizieren. Vielmehr ist es die Fragmentierung der Daten in der globalen Unternehmenslandschaft.
Jedes Land führt sein eigenes Unternehmensregister, sein eigenes Datenformat, seine eigene Sprache und seine eigenen Validierungsregeln. Zudem kann derselbe Firmenname je nach Quelle unterschiedlich erscheinen. Verschiedene Rechtsordnungen wenden außerdem unterschiedliche Schwellenwerte an: Die eine definiert einen wirtschaftlich Berechtigten als eine Person, die mehr als 25 % eines Unternehmens hält, während eine andere einen Schwellenwert von 10 % verwendet.
Systeme, die Geschäftspartner automatisch identifizieren, benötigen einen einzigen, weltweit anerkannten Identifikator. Ohne einen solchen sind Fehler, Duplikate und Datenlücken unvermeidbar.
Wie der LEI-Code den KYB-Prozess unterstützt
Der LEI-Code ist ein 20-stelliger alphanumerischer Identifikator, der jeden Rechtsträger eindeutig identifiziert. Er ist mit verifizierten Referenzdaten verknüpft, darunter der offizielle Name des Rechtsträgers, die eingetragene Adresse und die Eigentümerstruktur. Die Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) pflegt diese Daten weltweit und stellt sicher, dass sie öffentlich, maschinenlesbar und standardisiert bleiben.
GLEIF beschreibt das LEI-System als ein Instrument, das intelligentere, kostengünstigere und zuverlässigere Entscheidungen darüber unterstützt, mit wem man Geschäfte macht. Es verbessert zudem die Datenqualität beim Client Onboarding, in KYC/KYB-Workflows und im grenzüberschreitenden Supply-Chain-Management.
Speziell bei KYB bedeutet ein gültiger LEI, dass ein Unternehmen mit verifizierten Identitätsdaten verknüpft ist. Systeme können diese Daten automatisch aus dem GLEIF Global LEI Index abfragen, wodurch langsame und fehleranfällige manuelle Prüfungen entfallen.
Darüber hinaus enthalten LEI-Level-2-Daten Informationen zur Eigentümerstruktur, einschließlich direkter und letztendlicher Muttergesellschaften. Das unterstützt die UBO-Identifizierung unmittelbar. Derselbe Bedarf an strukturierten Identitätsdaten bei grenzüberschreitenden Transaktionen liegt auch der FATF Travel Rule zugrunde, die wir in einem separaten Artikel behandeln.
Laufende Überwachung und LEI-Gültigkeit
Das LEI-System umfasst eine jährliche Verlängerungspflicht, was es besonders nützlich für die kontinuierliche KYB-Überwachung macht. Nach den GLEIF-Regeln muss ein LEI jedes Jahr verlängert und die Entitätsdaten bestätigt werden. Ein gültiger LEI signalisiert daher, dass die Daten aktuell sind. Ein abgelaufener LEI hingegen zeigt an, dass der Datensatz nicht aktualisiert wurde – was in jedem KYB-Prozess bereits ein Risikohinweis ist.
Dadurch lässt sich der LEI-Status leicht in Workflows zur laufenden Überwachung integrieren.
KYB, LEI und künstliche Intelligenz
Moderne KYB-Lösungen setzen zunehmend auf KI-gestützte Automatisierung. KI-Tools können Registerprüfungen, UBO-Identifizierung und Sanktionsscreening in großem Umfang durchführen. Ihre Wirksamkeit hängt jedoch unmittelbar von der Qualität der Eingangsdaten ab.
Ein textbasierter Firmenname ist für eine Maschine kein zuverlässiger Identifikator. Ein LEI-Code ist es. Wenn ein System einen LEI zur Identifizierung eines Geschäftspartners verwendet, ruft es alle zugehörigen Daten automatisch aus der GLEIF-Datenbank ab – ohne manuelle Eingriffe. Wir vertiefen diesen Zusammenhang in unserem Artikel darüber, warum künstliche Intelligenz eine verlässliche Unternehmensidentität benötigt.
Dadurch sind Unternehmen mit einem gültigen LEI eindeutiger identifizierbar und lassen sich leichter in automatisierte KYB-Systeme integrieren.
Wer KYB benötigt
KYB ist eine regulatorische Anforderung für Finanzinstitute, Zahlungsdienstleister und andere regulierte Unternehmen. Rahmenwerke wie MiFID II, EMIR und DORA verlangen allesamt verifizierte Identitätsdaten für Gegenparteien.
Über regulierte Sektoren hinaus wird KYB jedoch zunehmend allgemein zur Standardpraxis. Unternehmen, die große Lieferantennetzwerke verwalten, im grenzüberschreitenden Handel tätig sind oder Plattformen nutzen, die Geschäftseinheiten verbinden, wenden KYB zunehmend als Teil ihres standardmäßigen Risikomanagements an.
Ein praktischer Schritt
Wenn Ihre Organisation in grenzüberschreitende Transaktionen, Lieferantenmanagement, Finanzmärkte oder einen regulierten Sektor eingebunden ist, ist es sinnvoll, Ihren LEI-Code gültig und aktuell zu halten.
Ein gültiger LEI macht Ihr Unternehmen in KYB-Prozessen eindeutiger identifizierbar. Außerdem reduziert er Reibungsverluste beim Onboarding von Partnern und unterstützt die Integration in Systeme, die auf LEI-basierter Identifizierung beruhen.
Sie können in nur wenigen Minuten einen LEI registrieren oder Ihren bestehenden LEI verlängern.